Cómo crear una sala de prensa virtual

Si tienes un negocio y quieres salir en los medios de comunicación necesitas una sala de prensa virtual.

No te agobies porque  no vas a tener que contratar a un programador porque es más sencillo y económico de lo que te puedes imaginar.

Es cierto que las grandes corporaciones tienen plataformas online llamadas “salas de prensa”, pero yo voy a enseñar la manera de poder crear tu propia sala de prensa a coste cero. 

La sala de prensa es una herramienta de trabajo básica en la relación con los medios. 

Se trata de un espacio virtual donde albergar información y material gráfico sobre tu empresa y que sea accesible para los periodistas.

El objetivo es ofrecer en un mismo espacio todo el material que va a necesitar el periodista para trabajar. Notas de prensa, fotografías, vídeos, clips de audio… Se trata de ponerle muy fácil al periodista los materiales sobre tu marca.

Imagínate que sólo puede publicar a una marca de tu sector y tiene para elegir entre tu competencia y tú. Si tu competencia tiene los materiales de fácil acceso, en las calidades oportunas y ordenados. ¿A quién elegirá? Con toda probabilidad, al que se lo ponga más fácil.

Antes de contarte cómo crear tu sala de prensa, me gustaría señalar que no se trata de una tarea puntual que puedas hacer hoy y olvidarte mañana. Es un espacio que se irá actualizando y reciclando constantemente.

Cada vez que tengas novedades o envíes una nota de prensa te tocará dedicar unos 20 minutos a preparar el material. 

Te recomiendo que desarrolles tu sala de prensa virtual a través de una plataforma en el que te sientas cómodo trabajando. Personalmente te recomiendo usar Google Drive o DropBox porque son muy prácticas y su uso entre periodistas ya es habitual.

Los periodistas son profesionales muy ocupados y tienen poco tiempo para investigar cómo funciona una plataforma de espacio en la nube, por lo tanto, es vital que se lo pongas todo lo más fácil posible.

 

¿Cómo crear una sala de prensa virtual?

 

El orden crea calma y, además, es atractivo.

Por este motivo, tu sala de prensa deberá estar organizada de una manera lógica y contener el material de tu marca impoluto.

Compartir tu sala de prensa con un medio es como invitarle a entrar en el salón de tu casa. Quieres que se sienta cómodo, que no le falte de nada, que le apetezca volver una y otra vez y, sobre todo, que hable bien de ti cuando cierre la puerta.

Como anfitrión que eres tendrás que dar lo mejor de ti y, para ello, la organización es clave.

Por ese motivo, te recomiendo que estructures tu sala de prensa en 5 bloques (o carpetas) para que el periodistas o cualquier persona con la que decidas compartir este espacio sepa, con tan solo un vistazo, dónde tiene que ir para encontrar lo que necesita.

 

1. Imagen Corporativa:

En esta sección incluye todos los logotipos de tu empresa y un dossier corporativo en caso de que lo tengas.

Es una carpeta que como marca tenemos que tener aunque posiblemente el tema de logotipos no le interese al periodista, pero nunca se sabe…

 

2. Notas de prensa

Durante muchos años se ha estado bombardeando y llenado la bandeja de entrada de los periodistas con notas de prensa que, en ese momento, no eran de su interés.

Crear una sala de prensa en la que vuelques notas de prensa es una manera menos intrusiva para relacionarse con los medios, ya que el periodista podrá encontrar la nota cuando verdaderamente le interese o la necesite. Esta estrategia es válida para las grandes compañías, las pequeñas tenemos que enviar sí o sí notas de prensa.

Dentro de la carpeta de notas de prensa puedes crear subcarpetas con los títulos de tus campañas.

Recuerda que se trata de ponérselo muy fácil a los periodistas.

 

3. Multimedia o material gráfico

En este apartado tendrás que organizar todo el material multimedia del que dispongas (fotografías, vídeos y audios) en subcarpetas organizadas por temáticas.

Por ejemplo, si ofreces productos de decoración puedes organizar tu material por temporadas, tendencias o por objetos.

Hasta aquí los 3 bloques obligatorios de cualquier sala de prensa. Esta propuesta es una manera de ordenar el material, pero tú debes encontrar la forma en la que creas que es más práctico para ti y para el periodista.

El punto 4 y 5 se utilizan cuando la sala de prensa también es compartida con clientes o proveedores. Verás que hasta ahora hemos hablado de contenido, pero ahora llega la parte más comercial.

 

4. Kit de marca

Cuando hablo de kit de marca me refiero a la información relevante y útil relativa a tu empresa como puede ser un dossier de prensa que hable de la historia de tu marca, tu filosofía, tu misión, un organigrama en el caso de empresas más relevantes, estudios o encuestas que hayas realizado…

En esta sección no debes olvidar incluir los datos de contacto de la persona a la que podrán dirigirse en caso de interés por ampliar la información o resolver sus dudas.

 

5. Clipping

Tus apariciones en medios de comunicación son una de las mejores pruebas sociales con las que podrías contar porque refuerzan tu imagen de marca y posicionamiento a ojos de terceras personas.

Este apartado puede ser a los periodistas como una hemeroteca donde consultar antiguas apariciones en medios que le servirán como documentación extra sobre tu marca.

 

Estas son las secciones principales que debe de tener tu sala de prensa, pero también podrías incluir otras como “redes sociales”, donde el periodista podrá acceder a todos los perfiles de tu marca a golpe de click, o un apartado de “FAQs” recogiendo las preguntas más frecuentes que puede tener el periodista si se acerca por primera vez a tu marca.

 

Si ya has comenzado a relacionarte con los medios de comunicación y aún no tienes una sala de prensa deberías empezar hoy mismo a diseñarla porque el tiempo de gestión es mínimo o ¿quieres que te escriba un periodista pidiéndote acceso a tu material gráfico y no sepas ni cómo enviárselo?

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2 respuestas a “Cómo crear una sala de prensa virtual

  1. Hola,
    Muchas gracias por el artículo. Es muy interesante.
    Tengo una duda: ¿qué diferencia hay entre un dossier corporativo (punto 1) y un dossier de prensa (punto 4)?

  2. Magnífico artículo, trasladando al “profesional medio o amateur” técnicas y contenidos que solo se ven en proyectos de máximo nivel. Estas a la última ;)
    ¡Enhorabuena!

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