Cómo organizar un evento que mejore la reputación de tu marca

 Cómo organizar un evento que mejore tu visibilidad y reputación_FOTO HOME

¿Qué te viene a la cabeza cuando oyes las palabras “relaciones públicas”? Posiblemente, si eres nuevo en este blog, te imagines a una persona repartiendo flyers y merchandasing para captar clientes para un establecimiento de copas o restaurante.

El área de relaciones públicas (RRPP) en una organización se encarga de relacionarse con todos los públicos de la empresa, lo que ocurre es que en España este departamento se conoce habitualmente como “comunicación” y ,además de gestionar la relación con la prensa, también se encarga de realizar eventos como estrategia para fidelizar clientes, oportunidad de contacto con nuevos clientes, generar un contenido para los medios… Sea cual sea el objetivo, además es una oportunidad para mejorar la reputación.

Sé que la organización de un acto o evento puede ponerte la piel de gallina sólo de pensar en la conceptualización y ejecución del mismo, pero te diré que los resultados merecen la pena.

Los motivos por los que puedes poner en marcha un evento son muchos: visibilidad, reputación, posicionamiento, fidelización o, simplemente, porque te apetezca montar un sarao. Mi consejo, como no podía ser de otra manera, es que atiendas a los motivos estratégicos en lugar de los emocionales, pero la combinación de ambos puede ser el cóctel perfecto para conseguir el “evento del año”.

Por ejemplo, puedes poner en marcha un evento para presentar un producto, hacer una entrega de premios, para celebrar el aniversario de tu negocio, para un acto benéfico…

Razones puede haber miles. Y formatos del evento, infinitos.

Cuando hablo de un evento quizás, automáticamente, estés pensando en una fiesta, pero un evento puede tener distintos formatos. Desde la puesta en marcha de una exposición, hasta la organización de una feria o congreso, jornadas de puertas abiertas, seminarios… y por qué no, un cóctel o fiesta también es posible.

 

Cómo organizar un evento que mejore la reputación de tu marca

 

1. Establece un objetivo

Lo primero que tienes que tener claro es saber qué quieres conseguir con la realización de un evento.

Te la juegas cuando vas a realizar un acto de estas dimensiones o características, por lo que no puedes tomarte a la ligera la organización.

Además, normalmente requiere de cierta inversión y mucho trabajo para que todo salga según lo establecido.

Así que a la hora de poner en marcha un evento tienes saber por qué lo haces y qué pretendes conseguir: ¿Visibilidad? ¿Mejorar el posicionamiento? ¿Atraer a los medios? ¿Fidelizar clientes? ¿Conseguir nuevos clientes? 

 

2. Fija un cronograma

En la agencia uso la palabra “retrotimming”, pero el objeto de este documento sea cual sea su nombre es tener detallada cada tarea a realizar y con el deadline marcado por cada una de ellas. El objetivo es que esté todo esté perfectamente planificado para su ejecución.

Yo uso un documento en excel donde anoto cada área de trabajo, el listado de tareas que lo conforman y, a su vez, un pequeño calendario donde pongo cruces en la fecha en la que esa acción debe estar finalizada.

Ten en cuenta que cuando organizas un evento tendrás tareas tipo: diseño de invitación, imprenta, sobres, envío “save the date”, localización de ubicación, catering, decoración, convocatoria, secretaría de confirmación, obsequio para los asistentes, música…

Lo más importante, cumple esos plazos. Recuerda que no puedes ir ajustadísimo en fechas porque según mi experiencia siempre falla algo y tienes que tener tiempo de maniobra. Nunca he hecho un evento donde no haya habido algo que mejorar, repetir, cancelar o contratar en último minuto. No es algo raro, lo normal es surgen imprevistos y tu capacidad de reacción gracias a una buena planificación será tu salvavidas.

 

3. Diseña un concepto de comunicación estratégico

Mi recomendación a la hora de organizar un evento es que crees un concepto de comunicación para tener un hilo conductor, es decir, una temática que muestre cómo los distintos momentos de ese evento están relacionados entre sí.

Todo tiene que tener un sentido. Establece siempre el porqué de cada elemento que integra el evento.

La atmósfera que crees que te ayudará a reforzar los valores de tu marca. Usa el evento para llegar a tu objetivo pero, además, para trasmitir el posicionamiento de tu marca porque sólo llegan al público los mensajes que se “machacan”.

 

4. Convocatoria

Realiza un listado de aquellos invitados que te gustaría que asistieran, ya sea porque reforzarán tu posicionamiento y reputación, porque entre sus seguidores se encuentra tu público objetivo, porque sólo con asistir aumentarán la visibilidad de tu evento, porque participarán como ponentes, porque son periodistas…

Según el objetivo del evento, así será la convocatoria.

Aquí quiero destacar dos aspectos:

  • No te vengas abajo cuando recibas “noes” a tu propuesta porque la gente tiene una agenda ocupada y no debes tomártelo como algo personal, sino como que es complicado convocar a tantas personas a la vez y que todos coincidan en que tienen ese hueco libre para ti. Al menos, invita a un 20% extra porque habrá gente que se caiga a última hora y así no te verás solo.
  • Invierte en la invitación (ya sea online u offline) porque es imagen de marca. Si esa persona reciba una invitación con diseño profesional e impresión de calidad percibirá que tu evento será exquisito. Si invitas a través de un correo electrónico sólo con un texto pues…

5. Ejecución

La preparación de un evento puede acarrear meses de trabajo y gestión, por lo que es muy importante contar con un cronograma o retrotimming. 

Tendrás que valorar las necesidades de recursos humanos, materiales, permisos… así como adaptarlas al presupuesto establecido. 

No he hablado de presupuesto como punto de partida porque doy por hecho de que antes de pensar en el objetivo de un evento has establecido una partida presupuestaria para el mismo.

Para la preparación de un evento te recomiendo confiar aquello que no puedas asumir tú mismo a profesionales y tener a mano una check list donde ir tachando todo aquello que se consiga.

 

6. Difusión de la acción

No sólo es importante es realizar un acto o evento, sino que tienes que darle visibilidad.

Es muy importante que por cada campaña establezcas un hashtag y que el mismo esté bien visible durante el evento para poder evaluar la repercusión y comentarios sobre el mismo y, además, si todos los invitados repiten el mismo mensaje lograrás el efecto altavoz.

 

 

Por fin, tras meses de trabajo, ha llegado el gran momento. Es normal estar nervioso, preocupado y querer tenerlo todo bajo control.

En este punto sólo puedo darte un consejo: no improvises.

Muchas sorpresas (y no siempre positivas) ocurren por falta de organización e improvisación en la celebración de un acto.

Mi último consejo es que no intentes hacerlo tú todo porque puede que el estrés llegue a tu vida con más fuerza. La profesión de RRPP es una de las más estresantes, así que llegado el caso confía en profesionales porque ese día tú también tienes que disfrutar.

 

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7 respuestas a “Cómo organizar un evento que mejore la reputación de tu marca

  1. Hola, Eli:
    Muy bueno tu artículo. Yo también uso tu “retrotiming” y me va muy bien. Me gusta minimizar riesgos, hacer todo con tiempo, para después estar tranquila y atenta a los clientes el día del evento.
    Tengo una pregunta para ti: suelo esmerarme en las invitaciones, las envío con anticipación, todo genial… pero me ha pasado muchas veces que me encuentro luego con personas, con las cuales, conversando, me entero de que ni siquiera la abrieron o la dejaron junto con el montón de otras cosas que tienen que revisar. ¿Cómo se puede evitar esto? ¿Tienes algún consejo?
    Gracias,
    Cristina

    1. ¡Hola, Cristina!

      Intenta que el sobre o el packaging donde la envías sea llamativo y original porque… ¿a quién no le apetece abrir un regalo? Si en lugar de recibir un sobre blanco “típico de recibos” ves entre un montón de cartas un sobre en color fucsia o un paquetito que en lugar de tener un tarjetón tiene la invitación escrita en una servilleta… Si quieres impactar tienes que ser creativo. Otro consejo es que además de enviarla físicamente, pues que también la envíes de forma electrónica.

      Espero haberte ayudado y gracias a ti,

      Eli.

  2. Muchas gracias por tus consejos, Eli. Siempre geniales. He vivido alguna pequeña experiencia e este tipo y es verdad, si dejas algo a la improvisación… estás perdida, la mayor parte de las veces.

    1. Gracias a ti Eva.

      Yo creo que siempre tenemos que estar preparados para la improvisación porque siempre “pasa algo”, pero el trabajo pre-evento tiene que ser el intentar que no se escape nada y que todo esté controlado.

      Un abrazo,
      Eli.

  3. Que bueno Eli! La verdad es que me apasionan los eventos jeje yo la primera quedada que hice de bloggers en Madrid, sin antes haber lanzado mi blog personal…me dio mucha autoridad y visibilidad, así que es fantástico para hacer una red de networking de mucha calidad.

    Sin duda, los eventos presenciales deben hacerse, por mucho que nos guste lo online, el acercamiento que se consigue es genial.

    Te veo en Quondos ;)

    Un abrazo!!

    1. ¡Hola, Alejandro!

      A mí me encantan los saraos… pero dan mucho trabajo y te hace pasar momentos muy tensos hasta que ves que todo va rodado. La experiencia te ayuda a mantener los nervios casi ocultos, pero ese “mal rato” compensa por todo lo positivo que tiene desvirtualizar y hablar con clientes, posibles clientes o amigos en un evento offline.

      Ya no queda nada para Quondos :)

      Un abrazo.

  4. Hola Eli, te he seguido desde hace varios meses desde la ciudad de Seattle, y de hecho he compartido mucho de tu contenido e ideas con miembros de varios equipos con quienes trabajo, y quiero decirte que ‘you nailed it’ con este artìculo sobre eventos. Es tan explicativo, grandioso y entendible que es fàcil compartir y tener como fundamento en las asesorias de comunicaciones y participaciones de eventos. Me gustò como honestamente lo describiste. Mis bendicones y por aquì recomendè a una chica miembro de mi equipo para q ojee y pondere tus cursos. Dice gustarle las palabras y quiere crecer un negocio con ellas. Besotes.

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