Cómo realizar una auditoría de comunicación en 8 pasos

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Sé que las palabras “auditoría de comunicación” suena a algo frío, calculador y agotador.

A veces, hay que auto examinarse para poder mejorar y avanzar. Tan sencillo, como complejo.

Normalmente se contrata a una empresa para hacer una auditoría ya sea de finanzas, de imagen o de comunicación, pero lo cierto es que esta exploración es más que necesaria y si no tienes recursos para contratarla, no estaría mal que tú mismo la hicieses. Será más subjetiva que objetiva, pero estoy segura de que encontrarás puntos de mejora en tu negocio.

Una auditoría de comunicación se debe de llevar a cabo de manera periódica, analizando ciclos de al menos uno o dos años, para poder extraer conclusiones fiables.

 

 

¿Qué es una auditoría de comunicación?

Se trata de un análisis sobre las herramientas de comunicación utilizadas en tu empresa, así como los canales y medios que usas para alcanzar los objetivos. Se trata de medir la efectividad de la comunicación, saber si tu mensaje está llegando a la audiencia y qué efecto está provocando.

El objetivo de cualquier auditoría es detectar las fortalezas y debilidades, y a partir de ellas, diseñar un plan de comunicación específico y eficaz.

Existen auditorías de comunicación interna y externa, pero en tu caso lo ideal será centrarte en externa porque posiblemente no tengas equipo de trabajo o es muy pequeño y el punto de partida en este caso sería la auditoría externa.

A nivel interno, el objetivo es identificar las necesidades de información y comunicación de tus empleados.

Los empleados (las personas) son el activo más importante de una empresa y es muy importante que se sientan integrados en ella para sentirse valorados y que forman parte de los pilares de crecimiento. Esto se consigue a través de una buena comunicación interna.

La motivación y felicidad de tus empleados se pueden convertir en el mejor aval de tu empresa y afectará directamente a la reputación.

A nivel externo, el fin de una auditoría de comunicación es comprobar cómo tu empresa se comunica con el resto de sus públicos: clientes, proveedores, medios de comunicación, instituciones…

 

Como te decía al inicio del post, puedes confiar la auditoría de comunicación de tu marca a una empresa externa, que obviamente será más objetiva a la hora de analizar cómo comunica tu marca, o también puedes llevar a cabo una “auto-auditoría”.

Mi consejo es que veas la auditoría de comunicación como una segunda oportunidad para tu marca a nivel de comunicación para alcanzar los objetivos que te hayas propuesto.

 

Cómo realizar una auditoría de comunicación en 8 pasos:

 

1. Fija los objetivos de la auditoría

En este primer paso tienes que plantearte la siguiente pregunta: ¿Qué quieres conseguir a través de este análisis en profundidad sobre la comunicación de tu empresa?

Por ejemplo, podrías analizar el impacto que ha producido una campaña que has puesto en marcha o analizar el conjunto de la comunicación de tu negocio. Qué canales estás utilizando, si estos funcionan o no, si se han quedado obsoletos, si recibes feedback o no… Si necesitas medir la cantidad de información que reciben tus clientes o si tienes algún público completamente olvidado.

 

2. Estudia tu entorno

No puedes medir resultados sin conocer el contexto donde se ha desarrollado la comunicación de tu empresa. Lo que ocurre fuera importa y mucho.

El contexto son todos aquellos factores externos que han podido afectar de una u otra manera a tu marca.

Factores sociales y económicos como la caída de la confianza de los consumidores en el mercado, la tasa de desempleo o la actividad de tu competencia. Imagínate, por ejemplo, que ésta ha lanzado un producto muy similar al tuyo justo antes que tú.

 

3. Analiza los públicos

¿Cómo son cada uno de tus públicos? Normalmente las estrategias de marketing y ventas se centran en el cliente ideal, pero a nivel de comunicación hay más públicos a los que cuidar.

Realiza un listado y analiza las características de cada uno de tus públicos: clientes potenciales, clientes reales, periodistas, proveedores, empleados, instituciones…

Una vez tengas ese listado, resume las acciones de comunicación que has llevado a cabo de manera concreta para cada uno de ellos.

 

4. Describe todas las campañas y mensajes utilizados

¿Qué campañas has realizado, qué mensaje principal y secundario has utilizado?

¿Cuándo y en qué contexto has lanzado cada campaña?

¿Qué materiales has creado para cada una de ellas?

¿Soportes?

¿Presupuesto?

¿Resultados?

 

5. Haz un listado de herramientas de comunicación

Cuando hablo de herramientas de comunicación me refiero a notas de prensa, folletos, newsletters, boletines, vídeos corporativos, e-mails, redes sociales…

Haz un inventario de todas las herramientas con las que te comunicas con tus públicos y analiza el uso que les has dado.

Estoy segura de que has desarrollado materiales que no has rentabilizado correctamente y ahora podrás rescatarlos y ver en qué otra campaña podrías usarlos.

 

6. Conoce la opinión de tus públicos

Saber lo que tus públicos opinan de tu marca y de tu comunicación te ayudará sin duda a mejorar. La información que ellos pueden ofrecer es, literalmente, oro.

Pueden ser el mejor termómetro de la comunicación de tu negocio, pero también les podrás pedir que valoren tus productos o servicios.

¿Cómo? A través de cuestionarios, encuestas… Eso sí, no puedes estar continuamente preguntando a tu audiencia. Tendrás que hacerlo de manera puntual y quizás ofrecerles algo a cambio. Un trueque en el que todos salimos ganando.

 

7. Extrae conclusiones y recomendaciones

Al final de todo estudio llega el momento más importante: extraer conclusiones.

Es el modo de sintetizar la investigación que hemos llevado a cabo e incluirán recomendaciones  para poner en práctica y lograr los objetivos que te habías fijado.

 

8. Traza el nuevo camino a seguir

Las conclusiones no son para archivarlas, sino que ahora llega el momento de pasar a la acción.

Ahora tienes argumentos de peso para trazar una nueva estrategia de comunicación que te lleve por el camino correcto.

¿Tienes algún público abrumado de información o alguno descuidado? Así podrás medir dónde tienes que realizar más esfuerzos, qué tipo de campañas te han funcionado y cuáles no, qué mensajes realmente han calado en tu audiencia…

 

Podrás pensar que es un ejercicio que deberías hacer a final o inicio de cada año, pero aunque estamos en abril la vuelta al cole llama a la puerta. Llega el momento de empezar a preparar el segundo semestre del año y, quizás para ti, el más importante del año porque la vuelta al cole, Black Friday, Navidad… Son muchos los picos de ventas que, por suerte para todos, llegan con el otoño.

La auditoría de comunicación es el paso previo e imprescindible para poder poner en marcha cualquier estrategia de una manera eficaz. Conocer el estado de tu empresa es vital para determinar el punto de partida de las acciones a realizar.

No importa el tamaño o el sector de actividad de tu empresa… es el momento de hacer una auditoría de comunicación. ¿Preparado?

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