Antes de empezar es importante saber qué entendemos por agencia de comunicación. La agencia de comunicación o gabinete de prensa es la cara visible de cualquier empresa ante cualquier medio de comunicación, ya sea agencia de noticias, prensa escrita, digital o audiovisual.
Toda empresa necesita comunicar y comunicar bien, de ahí la importancia de contar con el departamento y los profesionales adecuados.
El trabajo de una agencia de comunicación tiene muchas funciones, no solo se trata de conseguir que los clientes aparezcan en medios de comunicación. En una agencia de comunicación, como por ejemplo la nuestra, se trabaja día a día en las relaciones con los medios a través de elaboración y/o supervisión de notas de prensa, organización de ruedas de prensa, contacto directo con los periodistas, gestión de entrevistas, seguimiento de la repercusión mediática e incursión en las nuevas redes sociales.
También apoyamos a nivel de comunicación a nuestros clientes, les asesoramos ante crisis de reputación que puedan acaecer, les ayudamos a identificar estrategias de comunicación efectivas que poner en marcha más allá de la relación con medios, acciones en redes sociales, colaboraciones con influencers… Incluso para algunos gestionamos redes sociales, escribimos entradas para sus blogs y enviamos newsletters.
Gracias a internet los canales de comunicación han aumentado y como se suele decir “si no estás en internet no existes”. De ahí que sea tan importante estar en todos los canales que sean importantes para la empresa manteniendo la identidad de la empresa y posicionándola dentro de su target principal.
¿Qué se hace en una agencia de comunicación?
Como hemos dicho somos el nexo de unión entre la empresa o marca y los medios de comunicación, pero no solo es la única función, la agencia de comunicación es pieza clave para el desarrollo e implantación de la estrategia de comunicación. Entre las principales funciones destacamos:
- Gestión de la comunicación corporativa. Crear y mantener la imagen y reputación entre los públicos objetivos y otras audiencias de interés.
- Redacción y difusión de notas de prensa, gestión de entrevistas, reportajes.
- Mailings específicos según campañas puntuales destacables.
- Clipping diario con la correspondiente selección de recortes de prensa, radio, televisión e internet propios o relevantes para el cliente.
- Elaboración y actualización del dossier de prensa.
- Organización de eventos, para fidelizar a los clientes y otorgar un valor añadido a la empresa.
- Análisis cualitativo y cuantitativo. Hay que valorar el impacto y la repercusión de la empresa como de un evento en concreto, valorando la repercusión en prensa y la rentabilidad de las inversiones en publicidad.
- Gestión de medios sociales que van desde el mantenimiento de las redes sociales y creación de posts para el blog.
- Acciones de comunicación, autoridad y posicionamiento. En la agencia no solo gestionamos las relaciones con los medios de nuestros clientes.
- Colaboraciones con influencers o prescriptores de marca. Las acciones con este tipo de perfiles pueden funcionar muy bien como estrategia de visibilidad, por eso, desde la agencia también las cubrimos con nuestros clientes anuales.
Las necesidades de las empresas evolucionan al igual que los servicios que ofrecemos desde las agencias de comunicación.
Una vez que ya conocemos las funciones que se realizan dentro de una agencia de prensa vamos a desarrollar mejor cada punto.
Identificar el mensaje y el target
Antes de empezar a trabajar hay que estudiar la marca o al cliente. Investigar el mercado, sus líneas de trabajo y su competencia. Se debe conocer bien su DAFO, la visión y misión de la empresa además de su filosofía y objetivos. Ahora ya es momento de trabajar y crear el plan o estrategia de comunicación y será entonces cuando estemos preparados para identificar los mensajes imprescindibles que queremos lanzar a los medios y al público objetivo.
Después toca seleccionar los medios y crear una base de datos especializada. Como agencia de prensa recomendamos crear para cada cliente una base de datos con los medios de comunicación que conciernen a nuestro sector. En esta base se debe poner tanto los nombres como los correos electrónicos de cada periodista encargado de la sección que nos interese para el cliente.
Preparación del Q
Para tener todo el plan organizado hay que crear una hoja de tiempos y seguimiento del trabajo planificado para cumplirlo y ser productivos con nuestras tareas. De ahí que es base imprescindible contar con una rutina de trabajo y una planificación eficiente para llegar a los objetivos de manera eficaz.
Redacción de la nota de prensa
La nota de prensa es la llave de entrada a los medios de comunicación, aquí cumplimos una función esencial y es facilitar la tarea del periodista creando un contenido de interés tanto para el periodista como para el medio de comunicación. Antes de empezar a escribir hay que seleccionar la información más importante e interesante, prepararla y complementarla con datos actuales, declaraciones objetivas y apoyo gráfico. La finalidad es entregar al periodista el texto lo más completo posible para facilitar su trabajo y que con todo lo que se le envíe tenga de primera mano toda la información de la empresa que queremos dar a conocer a la sociedad.
Envío a los medios de comunicación
Una vez tenemos la nota terminada y la aprobación final del cliente, seleccionamos los medios a los que queremos difundir la información. Desde la agencia siempre cuidamos la relación con los medios y más concretamente con el periodista porque al final, somos personas que nos gusta socializar, comunicar y empatizar.
Es imprescindible siempre tener una base de datos nutrida y organizada por secciones o áreas ya que cada cliente tiene unas necesidades o un sector especializado. Es un trabajo laborioso, pero es donde más disfrutamos porque al mismo tiempo que enviamos la nota de prensa, seguimos comunicando y conociendo a las personas que hay detrás del medio.
Acciones de comunicación, autoridad y posicionamiento
En la agencia siempre vamos un paso más allá y sabemos que disponemos de infinidad de vías de comunicación. Por eso, dependiendo de su perfil también proponemos, apoyamos y coordinamos acciones de autoridad, como acompañarlos en el proceso de candidatura de una charla TEDx, si quieren publicar un libro o celebrar un evento…
Colaboraciones con influencers o prescriptores de marca
Depende del cliente, el servicio o producto, estudiamos y valoramos todas las acciones y si es compatible las colaboraciones apostamos por ellas ya que pueden funcionar muy bien como estrategia de visibilidad, por eso, desde la agencia también las cubrimos con nuestros clientes anuales y ¿por qué anuales? Principalmente, porque requiere de tiempo y ‘buena letra’, las prisas nunca son buenas y en comunicación, menos.
Por eso, desde la agencia, acompañamos durante todo el proceso: desde la identificación del influencer a través de un análisis exhaustivo que nos permite justificar el por qué de nuestra propuesta, hasta la puesta en marcha de la acción: concreción de la colaboración, cierre de acuerdo, seguimiento de impacto y retorno para nuestro cliente…
Estas son las principales tareas que cubrimos a diario para nuestros clientes, pero la comunicación evoluciona cada día y por eso es primordial estar actualizado, conocer las tendencias y escuchar (¡y comunicarte!) con los clientes para así conocer sus necesidades y darles las soluciones que requieren según el momento en el que se encuentren.
