Imagina este escenario.
Es tu cumpleaños. Has organizado una fiesta. Decorado un local y contratado un cátering.
Has invitado a tus amigos, pero cuando llega el momento… nadie aparece.
El bajón de ese momento imagino que tiene que ser estratosférico…
Porque es muy triste estar en una sala vacía que en realidad debería de estar llena. Y esta afirmación es válida tanto para tu fiesta de cumpleaños como para una convocatoria de prensa.
La capacidad de convocatoria estará condicionada por muchos factores, pero uno de ellos y que a menudo se pasa por alto o no se cuida especialmente es precisamente la forma de invitar: la convocatoria de prensa per se.
¿Qué es una convocatoria de prensa?
Antes de meternos en harina me gustaría explicarte qué es una convocatoria de prensa y su diferencia con una nota de prensa, porque son muchos los que las confunden.
Sobre la nota de prensa hemos hablado largo y tenido en el blog en otros posts que puedes consultar aquí.
Sin embargo, aún no habíamos profundizado sobre la convocatoria de prensa y es una herramienta que también tiene como objetivo atraer el interés de los periodistas, pero en este caso la idea es que salgan de la redacción y acudan a “tu fiesta”.
La convocatoria de prensa es la invitación formal que se envía a los medios de comunicación para informarles de la celebración de una rueda de prensa o de un acto de empresa.
A través de esa invitación, lo que buscamos es que el periodista acuda a nuestro evento, obtenga allí la información de primera mano y después hable de ella en el medio para el que escribe.
Por eso, una nota de prensa debe de utilizar un lenguaje claro y ser concisa. Un poco más adelante te contaré qué no debe de faltar en una convocatoria de prensa.
No confundas la convocatoria con la nota de prensa. La nota se enviará una vez se haya celebrado el acto y tiene otro formato, además de ser más extensa y detallada.
El reto de una convocatoria de prensa
Lo hemos comentado en otras ocasiones: el tiempo de un periodista es muy limitado. A diario pueden llegar a recibir más de cien correos en sus bandejas de entrada.
Tienen que escribir los artículos con rapidez, buscar fuentes, proponer temas… y conseguir “sacarles de la redacción” puede parecer una misión imposible.
¿Quién podría dedicar 2 o 3 horas de su tiempo (teniendo en cuenta los desplazamientos para asistir a una convocatoria, si después van a recibir la nota sin haber tenido que moverse de su silla?
Ese es el reto de cualquier convocatoria de prensa. Conseguir la asistencia, la movilización del periodista y después su publicación.
En algunos casos acudir a una convocatoria de prensa puede ser más sencillo, pero si convocas en Madrid y Barcelona (además de la gran competencia que puedes tener porque en estas ciudades se celebran montones de eventos a diario) hay que tener en cuenta que los desplazamientos requieren aún de más tiempo.
Por ese motivo, antes de organizar una convocatoria (y redactarla y enviarla) reflexiona si la información que tienes para los profesionales que vayan a asistir es tan relevante como para que empleen una mañana de trabajo en cubrirla.
¿Es una primicia? ¿Presentas en exclusiva los resultados de un informe que revolucionará tu nicho de mercado? ¿Asiste algún ponente extra que aumente el valor de la convocatoria?
Porque esa va a ser la mayor dificultad: conseguir que los medios acudan.
Lo que no debe de faltar en una convocatoria de prensa
Una convocatoria de prensa suele tener casi siempre la misma información. Puede que la estructura varíe, pero el contenido que no debe de faltar es el siguiente:
- Identificación del documento. Es una convocatoria de prensa, por lo que debes de dejar claro desde el comienzo del documento que el periodista está ante un documento de esas características.
- Título. ¿Cuál es el motivo de la convocatoria? Responde en la cabecera y con brevedad a las famosas 5 Ws de Laswell: Who? – ¿Quién?, What? – ¿Qué?, When? – ¿Cuándo?, Where? – ¿Dónde?, Why? – ¿Por qué?
- ¿Quién convoca? Incluye el nombre de la empresa y añade el logotipo.
- El tema. ¿Qué se va a tratar en la convocatoria? ¿En qué consistirá el acto? ¿Qué tiene de especial?
- ¿Quién participa? Nombre y cargo de la persona o personas que intervendrán.
Si hubiera algún perfil más relevante, dale peso dentro de la convocatoria e incluso puedes incluir una breve bio.
- Lugar, fecha y hora. Si fuera necesario, incluye cómo llegar.
Recuerda pedir, siempre que sea posible, confirmación de la asistencia.
En este caso que utilizamos como ejemplo, el acceso al Caminito del Rey puede resultar complicado para quien va por primera vez o no conoce la zona.
- Notas e información extra. Aquí se pueden incluir otros datos importantes como por ejemplo, posibilidades de aparcamiento, si fuera necesario una acreditación, un dress code, si no se pudiera grabar durante la convocatoria…
- Contacto de prensa. Incluye el contacto de la persona responsable para solucionar posibles dudas o peticiones.
Como ves, la estructura de una convocatoria de prensa es sencilla.
Redactarla puede ser incluso una tarea rápida, sin embargo y como hemos apuntado más arriba, la clave está en el contenido que se presentará o tratará durante el acto.
Antes de movilizar a los periodistas e invertir tus recursos en la organización de algo así, reflexiona si lo que vas contar merece la pena… y no es publicidad encubierta sobre tu marca y que solo te interesará a ti y a tu propia empresa.
Antes de finalizar, me gustaría apuntar que las convocatoria de prensa se suelen enviar por correo electrónico, de manera personalizada y teniendo en cuenta que tiene que llegar con suficiente antelación para que el periodista cuadre su agenda. El envío dependerá de la periodicidad del medio al que invites, pero entre una semana y diez días es lo recomendable.
Después, te tocará hacer seguimiento de cada envío para confirmar las asistencias o terminar de convencer a algún periodista que lo esté valorando. Es muy probable que hasta el día de antes el periodista no vaya a saber si va a acudir o no y solo lo sabrás si descuelgas el teléfono.
Este seguimiento se realiza habitualmente el día de antes de tu acto porque es por las tardes cuando las agencias publican (normalmente a las 7-8 de la tarde) la agenda del día siguiente y se puede colar algún asunto inesperado o tema de actualidad que al final determine la asistencia del periodista. Puede llegar a ocurrir que un periodista que te confirmara finalmente no vaya porque le haya surgido cualquier otro asunto y otro que no te ha confirmado se presente.
Como ves, hacer una convocatoria de prensa es una tarea para personas con nervios templados…
Y recuerda, tanto a los que no acuden como a los que sí que han participado envíales después del evento, la nota de prensa o dossier con toda la información que se ha tratado de manera detallada… de esta manera, al menos, conseguiremos que después se hable de ello en medios.
Dime, ¿has organizado alguna vez una convocatoria de prensa? ¿Qué tal fue? Si no es así… ¿te lo planteas?
Me encantará leerte en comentarios.
