El 90% de las personas que empiezan a trabajar una relación con medios de comunicación tienen dos bloqueos: la nota de prensa y el mail que hay que redactar para enviar la nota.
El miedo a que tu historia no enganche, el miedo a meter la pata, el miedo a que ni siquiera abran tu email…
En comunicación no hay fórmulas mágicas ni milagrosas, pero con estrategia y trabajo todo es posible.
Para ayudarte a escribir el mail perfecto hemos preparado en la agencia un decálogo sobre cómo tendría que empezar la relación con los periodistas (le hemos puesto un punto de humor, pero todo es real):
Te ayudará a ser más eficaz y a ganarte la confianza de los profesionales de los medios de comunicación.
Decálogo de buenas prácticas para escribir a un periodista
1. Serás empático por encima de todas las cosas:
Las relaciones humanas más fuertes y sinceras se basan en la confianza, la comprensión y la empatía.
Si eres capaz de “ponerte en la piel” del periodista, comprender su trabajo, sus plazos, su ritmo y adaptarte a ellos, conseguirás que el periodista te valore y se sienta cómodo trabajando contigo.
2. No escribirás a un periodista en vano:
O lo que es lo mismo, tratarás de ser pertinente con tus envíos.
No escribirás a un periodista así porque sí, sino que tratarás de ofrecerle información de calidad y noticiosa y que pueda ser de interés para el medio en el que trabaja.
Trata de ser siempre oportuno (mira el calendario y el reloj antes de enviar tu mail) y comparte contenido novedoso o ideas interesantes que merezcan su atención.
No les hagas perder el tiempo porque si un periodista siente que aquello que le cuentas no vale la pena, su confianza en ti como fuente de información de calidad irá mermando.
3. Santificarás la educación y los modales:
La relación con un periodista se construye a través de mails, llamadas telefónicas y puede que, en algún momento, tengas la oportunidad de conoceros cara a cara.
En todos esos casos, ser educado y mantener unos buenos modales es primordial si queremos conseguir causar una buena impresión.
Escucha con atención y lee (hasta el final del mail) lo que te cuenta el periodista.
Quizás te diga que en esos momentos no le encaja un tema porque está trabajando en otro (eso no quiere decir que más adelante tu enfoque no tenga cabida), y recuerda que las palabras “por favor”, “gracias” y “buenos días”, son siempre bienvenidas en esta relación.
4. Honrarás la personalización en tus emails:
A todos nos gusta que nos llamen por nuestro nombre, nos pregunten cómo estamos o sepan cuál es nuestro trabajo.
Al periodista, como a todo ser humano, le agradará que cuando le escribas un mail le trates por su nombre, sepas para qué publicación trabaja o de qué temas suele encargarse.
Eso demuestra que has invertido tu tiempo en saber un poquito más de él o de ella, que no estás enviando un mail genérico y que te importa su opinión.
¿Te imaginas que alguien te escribe un email pero te llama por otro nombre o se refiere a otro negocio? Sienta mal, muy mal.
Personaliza tus emails para que aquel que los reciba sepa que son algo dirigido y preparado en exclusiva para él. Le hará sentir especial y halagado.
5. No atosigarás:
Ya has contactado con el periodista o le has enviado el material que te ha solicitado, ahora toca darle un respiro, dejar que pueda verlo y valorarlo con calma.
No le llames al día siguiente o le escribas para saber qué le ha parecido.
No le atosigues y respeta sus tiempos.
Es muy probable que esté trabajando en otros temas aparte del tuyo, así que dale un tiempo prudencial (y echa un vistazo a los temas de actualidad que han podido hacer que tu información pase a un segundo plano) antes de volver a la carga.
6. No te dormirás en los laureles:
En general, el periodista, si no te conoce, no va a llamar a tu puerta. Tendrás que ser tú el que de el primer paso, el que tenga una actitud proactiva y le ponga las cosas muy fáciles al periodista.
Asume el control, sé creativo, ten actitud y toma la iniciativa a la hora de buscar ese hueco en las noticias donde tu negocio tiene cabida.
7. No serás impreciso:
Cuando escribas tu contenido, ese que quieres compartir con el periodista, es de suma importancia que seas riguroso con la información y datos que compartas.
Preciso, meticuloso y que todo quede muy claro para evitar desagradables malentendidos.
Además, debes facilitar tus datos para que, en el caso de que el periodista tenga alguna duda, pueda contactar contigo y así solventarla.
8. No darás falsos testimonios ni mentirás:
El periodista confía en que aquello que le cuentas y compartes es veraz y honesto, así que documéntate, busca fuentes de información y sé sincero.
La falta de tiempo para cotejar datos, para buscar estudios que avalen lo que cuentas… puede jugar en tu contra y te impedirá presentar tu información de manera contrastada.
Algunos, cuando quieren que su contenido tenga gancho, recurren a técnicas poco ortodoxas como omitir información o utilizar un lenguaje que “infla” o exagera la noticia por encima de su verdadero valor.
No estafes al periodista. Si se siente engañado es muy probable que no vuelva a confiar en ti, y ya he hablado en otros post lo difícil que es recuperar la confianza de un periodista una vez se resquebraja.
9. No enviarás contenido impuro:
En una palabra: revisión.
Vuelve a leer al menos una vez aquello que vas a enviar al periodista. Analiza con atención y cuidado la información que tienes para hacer las correcciones necesarias y que así, el contenido que envíes al periodista esté impoluto.
No hay mejor carta de presentación.
10. No tirarás la toalla ni te rendirás:
Aprenderás de tus errores y serás persistente.
“Roma no se hizo en un día”, todo éxito supone un esfuerzo.
Todos tenemos momentos de duda o días en que las cosas no salen bien. Quizás has mandado varios emails a periodistas y no has recibido respuesta.
Lo más importante es la persistencia porque “quien la sigue, la consigue”.
Trata de cambiar tu enfoque, retrabajar tu nota de prensa o buscar nuevos espacios o periodistas a los que les pueda interesar lo que cuentas.
Este es nuestro decálogo de buenas prácticas para escribir a un periodista y espero que te sea de utilidad para iniciar o mejorar tu relación con los periodistas.
