Una de las máximas de la buena comunicación es aquella que afirma: “Hazlo bien y hazlo saber”. Porque estaremos de acuerdo en que a todos nos gusta realizar un buen trabajo y que éste, además, sea lo más visible y conocido posible… sobre todo entre nuestros potenciales clientes. Pues bien, este es uno de los principales objetivos de la sección de Prensa (denominada también como “Sala de Prensa” virtual) de una web corporativa. Un espacio que puede ir dirigido a varios tipos de usuarios/públicos y que tiene un buen número de ventajas. Todo ello te lo explicamos a continuación.
Antes de nada, ¿qué es esto de la sección de Prensa?
La sección de Prensa es un espacio de nuestra web en el que el usuario que acceda a ella podrá encontrar diferentes tipos de materiales e informaciones relativas a la empresa/persona/servicio sobre el que gira el sitio web. Hablamos de recortes de prensa, apariciones en medios, pódcasts con entrevistas realizadas en radio, vídeos de reportajes o intervenciones televisivas, el dossier de prensa corporativo, galerías de imágenes, el listado histórico de nuestras notas de prensa, etc.
¿Cuáles son sus principales objetivos?
Disponer y mostrar todos estos documentos en una sección destacada de nuestra página nos ayudará a generar confianza y autoridad ante nuestros clientes y, lo que es más importante todavía, sobre aquellos que están planteándose contratar nuestros servicios o adquirir nuestros productos en un futuro cercano.
Porque aparecer en un medio de comunicación supone, en cierta medida, convertirte en un prescriptor o especialista en tu sector. Como habrás podido leer en este blog, la principal ventaja de la comunicación en comparación con otras técnicas como la publicidad y el marketing, radica en que la primera genera CREDIBILIDAD.
Y es que, cuando cogemos un periódico físico (o abrimos su versión digital) y leemos una noticia acerca de una empresa, producto o profesional, nuestra mente asimila esa información de una manera más natural y creíble que si ojeáramos una típica página de publicidad con sus tradicionales logotipos y eslóganes.
Inconscientemente, asociamos que la noticia está ahí porque aporta algo novedoso que el periodista ha considerado relevante para el lector y que, por supuesto, no ha habido ningún tipo de contraprestación económica para que éste la publique. De hecho, es el propio redactor quien enfoca o recoge la información que considera más importante, sin que el entrevistado pueda hacer nada (o casi nada) para corregir o modificar esta orientación.
Todo lo contrario sucede con la publicidad o el marketing. Ya sea un formato de mancha publicitaria o publirreportaje, el lector percibirá casi siempre que la información que está leyendo está previamente revisada por el anunciante (quien ha abonado las correspondientes tarifas publicitarias,) y que carece de la objetividad periodística propia de una noticia o reportaje.
¡Ojo! Esto no quiere decir que la publicidad o el marketing sean especialidades menos efectivas que la comunicación… Simplemente, sus objetivos, plazos de ejecución o canales son totalmente diferentes a los de la comunicación. Dependiendo del propósito que queramos lograr haremos uso de unas, de otras… o incluso de ambas a la vez, porque son complementarias.
Otro objetivo fundamental de nuestra sección de Prensa es fomentar las relaciones con los medios de comunicación, facilitando en todo momento su acceso a ella y, por tanto, contribuyendo a que conozcan nuestros productos y servicios. También podemos añadir un simple email de contacto, para que puedan solicitarnos cualquier tipo de entrevista, imágen o nota de prensa.
¿A quién va dirigida nuestra sección de Prensa?
Hace ya unos cuantos años, las secciones de Prensa eran patrimonio casi exclusivo de las grandes compañías y tenían un acceso restringido y permitido exclusivamente a los medios de comunicación y otros profesionales relacionados con su entorno más cercano: directivos, empleados, stakeholders, etc. Con el paso del tiempo, se ha asumido que estos espacios son una ventana más de nuestro negocio al mundo y que es absurdo y contraproducente limitar su acceso a toda aquella persona que desee visitarla.
Como hemos dicho anteriormente, los periodistas son unos de los principales usuarios/consumidores de las informaciones que contiene esta sección, y que detallaremos en el siguiente punto. Gracias a ella disponen durante 24 horas y 7 días a la semana de toda la información corporativa de la empresa o negocio.
Ya sabemos que los horarios y ritmos de trabajo en una redacción son un tanto “especiales” por lo que, si alguno no ha podido asistir a nuestra rueda de prensa o simplemente ha extraviado la nota de prensa que le enviamos hace unos días, sabe que la puede localizar fácilmente en esta área. Se trata, en resumen, de un servicio que agradecen enormemente y que, sobre todo, facilita su trabajo. Esto, por cierto, debe ser siempre el principal objetivo de los profesionales que trabajan en un gabinete de prensa o una agencia de comunicación.
Y luego está el público general. Éste seguramente no preste tanta atención a las notas de prensa u otro tipo de materiales menos “atractivos”, pero sí a los recortes de prensa, por poner un ejemplo. Éstos nos aportan una gran credibilidad y autoridad ante los clientes, a la vez que generan en ellos una buena dosis de confianza. Tampoco podemos olvidarnos de la galería de imágenes, los vídeos o el dossier de prensa en el que se recogen las diferentes apariciones tanto en prensa escrita y digital, televisión, radio, redes sociales, etc.
Debemos prestar atención para que esta información esté lo más visible y accesible posible, así como presentada en un formato atractivo y fácil de usar. Las galerías de imágenes o los sliders son alternativas sencillas y prácticas.
¿Qué materiales debe contener una sección de Prensa?
Aunque ya te hemos desvelado alguno en los párrafos anteriores, a continuación vamos a detallar cuáles son los principales materiales o documentos que debe incluir nuestra sección de Prensa virtual.
- Kit o dossier de medios. Especialmente importante a la hora de lanzar o presentar productos o servicios. No existe un formato estándar pero lo que siempre debe contener es un documento o folleto informativo sobre los productos ofrecidos, la historia de la empresa, sus profesionales, etc, así como material gráfico complementario: fotos, logotipos…El dossier de medios se entrega, por norma general, en actos como ruedas de prensa, desayunos informativos, presentaciones, etc y, por esta razón, debe incluir también la nota de prensa sobre el acto en cuestión y, de manera opcional, algún tipo de material adicional como pendrives con la información en formato digital, bolígrafos, etc. En definitiva, y al igual que sucede con todas nuestras acciones o materiales, su objetivo será siempre facilitar el trabajo del periodista.
- Notas de prensa. Incluiremos un archivo con las notas de prensa enviadas a los medios a lo largo de los últimos meses, y que se puedan descargar fácilmente. Recuerda, las notas deberán estar siempre en formato Word.
- Archivo fotográfico. La idea es disponer de un archivo sencillo, intuitivo y fácilmente descargable. El formato carrusel o slider es idóneo. En él, como es obvio, incluiremos nuestras mejores imágenes y aquellas en las que los elementos corporativos como logos y photocalls aparezcan claramente, pero también de la forma más disimulada y natural posible. Recuerda: la clave está en encontrar ese equilibrio entre imagen que aporte valor al periodista y sea susceptible de ser publicada y, por otro lado, incorpore esos elementos corporativos. Para ello debemos huir de una foto 100% publicitaria.
- Multimedia. En este apartado organizaremos todo el material multimedia como vídeos o spots corporativos, entrevistas en televisión, radio o internet a la empresa y sus responsables, podcasts, reportajes, infografías…
A modo de idea, y si queremos aligerar un poco el espacio que consume nuestra sala virtual, podemos recoger todos estos materiales (notas, dossier, fotos, vídeos, etc) en una carpeta pública de Dropbox, Drive u otra herramienta de almacenamiento en la nube. Tan solo debemos incluir un enlace de acceso y…¡listo!
- Contacto. Por muy elemental que parezca, te sorprendería la cantidad de salas de prensa virtuales que olvidan incluir este apartado, fundamental para que, por ejemplo, los medios de comunicación puedan contactar con nosotros de cara a ampliar información, resolver alguna duda, etc.
Esto es, a grandes rasgos, lo que podríamos definir como sección de Prensa. Ahora es tu turno. ¿Te animas a poner en marcha la tuya? Me encantará conocer tu opinión y leerte en comentarios.
