5 herramientas de comunicación sin las que no podría vivir

Hace algún tiempo que vengo pensando en escribir un post como éste. Sobre mi cabeza han planeado muchas dudas porque no voy a ser ni la primera ni la última en hablar de un contenido de este tipo y lo cierto es que me gusta ser más original en mis enfoques, pero si finalmente me he decidido a hacerlo es porque creo que hay una necesidad latente. A diario me llegan a mi bandeja de entrada muchas preguntas y dudas acerca de cómo debe una pequeña empresa gestionar la comunicación y qué herramientas necesita conocer y manejar para sacarle el mayor partido.

Hoy quiero hablar de herramientas o apps de comunicación fáciles y básicas, pero que son de verdad las que usamos en la agencia. No es nada del otro mundo, pero forman parte de mi rutina de trabajo y son las que nos ayuda en nuestra tarea diaria de conseguir repercusión mediática par anuestros clientes.

Vuelvo a señalar que son herramientas bien sencillas, fáciles de usar y están al alcance de todo el mundo. No es un post donde “descubro América” (ya me entiendes…), se trata de algo tan honesto como contarte mi día a día de verdad.

Estoy segura de que te sorprenderá lo poco que se necesita para conseguir un hueco en las noticias.

 

 

El principal instrumento de trabajo en mi agencia. A lo largo del día tanto mi equipo como yo miramos varias veces nuestro calendario de Comunicación.

Fruto de la necesidad de controlar todas las fechas importantes del año a nivel de comunicación puse en marcha el primer calendario de comunicación en España y estoy emocionada de estar ya revisando y mejorando la primera edición para sacar muy pronto el calendario para 2017 ;)

¿En qué consiste este calendario?

No es un calendario al uso, es el chivato de nuestra agencia y sin el que no podríamos vivir. Esta herramienta de trabajo nos permite tener presente todas las fechas a nivel de comunicación.

Estas son sólo algunas cuestiones a las que el calendario da respuesta.

¿De qué te sirve hacer una nota de prensa impoluta si se la envías al periodista el día después de que hayan mandado la revista a imprenta? ¿Crees que algún medio publicará en papel las fotos de tu magnífica terraza de verano a fecha 20 de agosto?

Saber la antelación necesaria para enviar los materiales a prensa en función del soporte (papel o digital), conocer cuándo hacer un reenvío de la nota de prensa o cuáles son las fechas recurrentes que permitirán que tu historia tenga una percha informativa es fundamental para conseguir el objetivo de salir en los medios.

 

Mi segunda herramienta de trabajo fundamental es el periódico, la radio, la revista, el informativo de televisión… Suena obvio, pero me inspiran a diario para buscar enfoques para los clientes.

Para desarrollar cualquier campaña de comunicación lo primero que necesito es estar informada y al día de lo que pasa en el mundo porque en la actualidad está el gancho para montar tu nota de prensa.

Antes de redactar una nota de prensa es esencial definir el enfoque para hacerlo lo más noticiable posible. Por ejemplo, hace un par de meses tuvo mucha repercusión en los medios la historia de una chica que fue despedida del trabajo por no llevar zapatos de tacón. En ese momento, en la agencia trabajábamos con una fisioterapeuta y ¿qué es lo que hicimos? Trabajamos una nota de prensa en la que la experta hablaba de los riesgos para la salud del uso de los tacones.

Utilizando esta percha informativa, conseguimos apariciones de Flor María Trujillo como fisioterapeuta experta en varios medios de comunicación.

 

 

 

Si aún no conoces la importancia que tiene el material gráfico para que tu contenido se convierta en apetecible para los medios te recomiendo la lectura de este post: Cuando una sesión de fotos se convierte en noticia. 

Trabajar con un editor de imágenes es básico para ofrecer a los periodistas el el material optimizado para web o impresión en papel (resolución de las imágenes). Yo personalmente utilizo Photoshop, pero tengo que confesar que mis conocimientos son limitados.

Las imágenes que suele necesitar el periodista, en el caso de que vendas productos, son silueteados (imágenes sin fondo donde sólo aparece el producto). Para conseguir este tipo de imágenes tienes que realizar la fotografía sobre fondo blanco y, después, usar Photoshop para eliminar el fondo.

 

Para contar con una sala de prensa virtual donde el periodista tenga acceso al contenido de tu marca no necesitas crear obligatoriamente una página con contraseña en tu web. Hay recursos mucho más económicos e igualmente funcionales que te permiten crear una sala de prensa virtual.

El almacenamiento en la nube es una solución bien sencilla. En mi caso yo utilizo Dropbox, pero son igualmente válidos otros sistemas de almacenamiento como Google Drive o One Drive.

Esta herramienta nos permite organizar el material gráfico de cada uno de los clientes de la agencia, perfectamente renombrado e identificable para el periodista que sólo tiene que acceder y descargar el material que le interesa a través del link de descarga que le facilitamos.

 

El email es el principal canal de comunicación entre la agencia y el periodista. Parece algo obvio, pero no hace tanto, cuando yo trabajaba en un periódico local, la vía más común de que nos llegarán las notas de prensa a la redacción era a través del fax.

Sin duda el email (y no un software de email marketing) es la principal forma de contacto con el periodista porque a través de él le exponemos el tema, le facilitamos el acceso a la nota de prensa y al material gráfico. Sin embargo, el seguimiento telefónico es también clave, sobre todo, en el caso de reporteros de televisión y periodistas de radio.

Una llamada de teléfono puede suponer cerrar una entrevista en radio o un reportaje para algún programa de televisión.

 

¿Empleas ya estas herramientas en la comunicación con los medios? ¿Te imaginabas que fuese tan sencillo?