«¿Enviáis una sola nota de prensa a todos los medios o una nota diferente a cada medio?».
Esta es, sin duda, una de las preguntas más frecuentes que nos suelen plantear algunos de nuestros clientes, especialmente cuando llega el momento de explicarles cómo realizamos el envío de nuestras notas de prensa.
La respuesta es muy simple: salvo contadas excepciones, redactamos una única nota de prensa que enviamos a un gran número de periodistas y medios de comunicación. Eso sí, no se la enviamos a toda nuestra bases de datos, sino a los de aquellos sectores o áreas que, en base a nuestra experiencia, puedan estar interesados en el contenido de la nota.
Imagínate que enviamos una nota de prensa que hable sobre consejos para cocinar con niños a medios deportivos o económicos… ¿tendría algún sentido?
Seguro que no y, además, estaríamos dando una muy mala imagen de cara al periodista.
Creo que me he adelantado contándote todo esto, aunque es un buen primer paso para contarte sobre lo que vamos a hablar en el post de hoy: la agenda de medios, qué es, cómo se elabora y algún que otro consejo para organizarla.
¿Qué es una agenda de medios?
Algunos la llaman así, otros prefieren utilizar un término más anglosajón como “mailing list”, y finalmente están los que no se complican y la denominan “base de datos de medios de comunicación”.
Cualquiera de las tres denominaciones es correcta, aunque lo más importante es que tengas claro lo que es y para qué sirve.
La agenda de medios no es más que un documento (generalmente Excell), donde están recogidos los nombres de todos los periodistas, clasificados por tipo de medio y especialización.
Se trata de una herramienta clave en el trabajo de un gabinete de prensa, agencia de comunicación, ya que nos permite tener identificados a los profesionales a los que enviaremos nuestras notas de prensa, convocatorias, emails, etc. Aparte de tener un email o teléfono de contacto donde poder contactarles rápidamente.
Como digo, esta especie de bases de datos es súper importante a la hora de conseguir que nuestras notas de prensa tengan la mayor difusión y notoriedad posible.
Para ello, uno de los puntos más importantes de la agenda de medios es su constante actualización. Dicho de otro modo, la agenda es un documento “vivo”, que debe ir actualizándose día a día ya que existen múltiples factores que pueden dejarla casi obsoleta en poco tiempo: bajas y altas de periodistas, aparición o desaparición de medios de comunicación, redactores que cambian de medio, otros que dejan de escribir en una sección y pasan a otra totalmente diferente, nuevos emails y teléfonos…
Por suerte o por desgracia (eso depende de cada caso), el mundillo del periodismo está en constante cambio y debemos estar al corriente de ello. Por esta razón es aconsejable llamar o enviar un email al periodista cada cierto tiempo para saber que sigue en activo aunque, si la relación con él es más o menos periódica, seguramente sea él/ella quien te avise con anterioridad de cualquier novedad o cambio.
Recuerda que, como comentamos en este post, la relación con los periodistas es una especie de ”Win-Win”. Es decir, a ellos también les interesa tenerte localizado ya que, si tus notas aportan valor, son originales y encajan en la línea editorial de su medio, desearán seguir recibiéndolas. Al fin y al cabo, ¿a quién le amarga un dulce?
¿Cómo elaborar tu agenda de medios?
A la hora de elaborar tu agenda de medios, dependerá mucho si eres una agencia o, por el contrario, perteneces a un gabinete de prensa de una empresa o eres tú mismo/a quien, de manera personal, vas a enviar tus propias comunicaciones.
En el caso de una agencia como la nuestra, la agenda de medios deberá ser mucho más “global” ya que, por norma general, cada uno de nuestros clientes pertenece a un sector diferente y, por tanto, el número de medios potenciales a los que enviar las notas o convocatorias será mucho mayor.
Es habitual que una misma mañana enviemos dos notas de prensa de dos clientes diferentes. Seguramente haya listados o sectores de medios que coincidan, pero no serán la mayoría. Un claro ejemplo pueden ser los medios “generalistas”, es decir, aquellos que no están especializados en un determinado sector.
Si, por el contrario, trabajas en el departamento de comunicación de una empresa o institución, bastará con que tengas recogidos aquellos medios cuya audiencia pueda estar interesada en tus noticias y, por consiguiente, en tus productos y servicios. No olvides que, como mencionamos en otro de nuestros posts, el objetivo de toda estrategia, sea esta de comunicación, marketing etc, es vender y aumentar nuestros ingresos.
Eso sí, déjame decirte que, en cualquiera de los dos supuestos expuestos anteriormente, la agenda de medios debe ser, sin lugar a dudas, una de nuestras herramientas más valiosas y protegidas. De su calidad, cantidad y actualización de contactos depende en gran medida el éxito de nuestra comunicación.
A la hora de elaborar nuestra agenda de medios, lo más sencillo y práctico es emplear una hoja de Excell. Yendo de lo más general a lo más concreto, una de las mejores formas de organizar los medios es crear varias “hojas” dentro del mismo documento, cada una de ellas para un sector concreto: prensa generalista, deportes, alimentación, lifestyle, etc.
Algo así:
Un ejemplo para organizarla
Una vez dentro de cada hoja, podemos organizar los diferentes periodistas y sus medios de la siguiente forma:
- Nombre y apellidos del periodista
- Medio de comunicación al que pertenece.
- Sección. Hay periodistas que cubren varias secciones dentro de un mismo medio.
- Teléfono móvil.
- Teléfono central del medio de comunicación.
- Dirección postal del medio.
- Comentarios que queramos incluir sobre esa persona: horario de trabajo, alguna instrucción que nos dejó en un determinado momento, temas preferidos, etc
- Redes sociales, blogs, podcasts, etc del periodista en cuestión.
Las redes sociales: tus nuevas aliadas para localizar a un periodista
Hace unos años, la única manera de conseguir el contacto de un determinado periodista era descolgar el teléfono y llamar a la centralista del medio en el que trabajaba. Dependiendo de con qué pierna se hubiera levantado ese día el/la recepcionista, tu misión tenía más o menos éxito.
Actualmente esto ha cambiado gracias a las redes sociales, las cuales nos permiten contactar directamente con el redactor en cuestión, presentarnos y, por último, solicitarle su email o teléfono personal (esto último es más complicado de conseguir a través de este canal).
Con esto no quiero decir que sea imposible conseguirlo a través de la centralita del medio, pero ten en cuenta que, actualmente, existen un gran número de periodistas que trabajan para diarios digitales cuya “infraestructura” no incluye las tradicionales oficinas o redacciones.
Y luego está el coronavirus, el cual ha hecho que la gran mayoría de periodistas estén trabajando desde sus casas…
Con todo ello, podemos localizar sus redes sociales y enviarles un mensaje directo a través de Twitter o Linkedin. De paso, conoceremos un poco más de ellos: intereses, gustos, aficiones, etc.
En resumen, una buena (y actualizada) agenda de medios es clave para el éxito de tu estrategia de comunicación. Si te da pereza o crees que es complicado elaborarla, piensa que, tal y como acabamos de comentar, hoy en día tienes a tu disposición un montón de formas o vías para contactar con los periodistas y conseguir así sus emails o teléfonos. Sólo hace falta dar el primer paso y ponerte a ello.
